開放辦公室的迷思

開放辧公室，相信你和我對此都不會感到陌生。

圖片來源：www.mute.design

這個由1960年代孕育於德國的概念 Bürolandschaft，最初並沒有為大眾所接受。猶記得上世紀八九十年代，以間板分隔開的工作格仍然是一辧公室的唯一標準。然而，自從千禧年開始，以 Googleplex 為典範的開放辧公室設計好像雨後春筍般紛紛冒了起來。在大家的想像中，寬敞的間隔、柔和的色調、悅目的綠色植物；而最重要的是，在這個「沒有牆的世界」，大家可以隨時作出交流，促進團隊精神。正正是此一特性，使開放辧公室設計在千禧世代被奉若神明、被喻為是增進同事交流溝通、提昇工作效率的不二之選。

或事實真的如此嗎？

實證的考驗

關於開放辧公室對員工互動的影響，最有公信力的研究應該是2018年由哈佛商學院針對兩間《財富》500强公司，測量它們改變成開放辦公室前後，在面對面與電子渠道互動狀況。結果顯示，他們的面對面互動量不但沒有增加，反而急劇下降70%——缺少掉的溝通量則由電子渠道去填補！更甚的是隨著溝通減少，實際的工作效率也會降低，因此該研究證明，所謂開放辧公室能「增加協作、提昇工作效率云云」，只是一廂情願的迷思。這十分遺返直觀——明明大家坐得更近，更容易聽到對方說話，為何面對面溝通和工作效率反而少了這麼多？

根據該研究的解釋，一方面開放辧公室裡低密度、高躁音、大量背影物件的移動，嚴重影響員工的集中力，增加員工的認知負荷，導致工作效率下降；而這對需要高度專注的思考工作又尤其嚴重（很多辦公室的工作又偏偏是這種），導一些員工戴上耳機，又或離開座位講電話，使桌上的電話反而無用武之地。在同時間，員工因為覺得長期受到監察，私隱受到威脅，會展現出一些保護性行為如減少公開說話等，變相降低了溝通的意慾。

筆者曾經試過這樣的經驗：我在開放辧公室對另一個同事指出一些文件的資料有誤時，坐在長枱另一角的上司一直豎起耳朵來聽，當時我已心知不妙；而當他聽到我和他曾經爭拗過的一點時，馬上隔空打岔和我爭論。試問在這種所有說話都在無形間被審視的情況下，如何促進員工面對面溝通？結果便造成員工改回用電子方式私下說話，也就是解釋了為何上述研究會有這樣的發現了。

除了這些問題外，其他相關研究也發現開放辧公室會導致注意力下降、創意、工作滿意度及動力減少，工作壓力、身體不適情況增加、員工加快流失等。最後不用說，在這個新冠病毒肆虐的年代，開放辦公室對促進病毒散播的影響，更是另一大問題。而在眾多的負面效果中，唯一正面的恐怕只是節省工作空間成本。在這些排山倒海的證據面前，開放辧公室的利弊是顯而易見的了。

高敏人與開放辦公室

至此各位可能會問，本篇文章和網誌的題目又有何關聯？簡而言之，除了少數情況外，開放辦公室對大部份員工的影響都傾向負面，然而這對高度敏感人士來說尤甚。他們本來已經對各種感觀刺激高度敏感，乘車上班時人潮的擁擠已經讓他們感到透不過氣來；來到了公司，還要被迫接收各式各樣的和自己工作無關的對話，與及任何時候都被監控著的感覺，對他們來說實在是一大壓力。我自己也慢慢發現了，我工作時經常在公司加班開夜車的原因，其實就是喜歡那時那份寧靜、無人騷擾的感覺。非高敏人可能很難想像，為什麼會有人喜歡自己一個留在辦公室，我以前也認為自己是否有問題；但當我了解到高敏的概念後，我就明白箇中因由了。

誠然，我相信我們並不是要完全回到以前那種間板式的工作空間；開放辦公室設計總有些地方是可取的，例如寛廠的茶水間，舒適的沙發公共空間等。但現時的開放辦公室，明顯是與其原本想達成的目標背道而馳，所以希望將來的公司管理階層，可以以建基於有實證支時、以合乎人因心理學的角度去設計辦公室。在這一點上，高敏人士的存在與需要，將會是一個不能忽視的課題。

參考資料

1. A brief history of the open plan layout. www.ga.fr/en/news/tomorrow/a-brief-history-of-the-open-plan-layout-ga/

2. Silicon Valley's open offices are probably over, thanks to the coronavirus — but they were always bad for employees anyway.

www.businessinsider.com/open-offices-over-due-to-coronavirus-employee-effects-2020-8

3.Here’s the final nail in the coffin of open plan offices. https://www.fastcompany.com/90204593/heres-the-final-nail-in-the-coffin-of-open-plan-offices

4. Why It's Time to Ditch Open Office Plans. entrepreneur.com/article/327142